Excel dla Początkujących – Poradnik [fundamenty]

Przez /

Pozostałe poradniki z serii
Podstawowe informacje: Poradnik [interfejs]
Sprawdź praktyczne wskazówki: Poradnik [wskazówki]

Spis treści

  1. Formatowanie warunkowe
  2. Wczytywanie plików CSV
  3. Usuwanie duplikatów
  4. Zagnieżdżone formuły
  5. Sortowanie i filtrowanie
  6. Walidacja danych

Formatowanie warunkowe

Formatowanie warunkowe pozwala na automatyczne wyróżnianie komórek na podstawie określonych reguł.

Jak zastosować formatowanie warunkowe:
  1. Zaznacz zakres komórek, które chcesz sformatować
  2. Przejdź do zakładki Narzędzia główne → Formatowanie warunkowe
  3. Wybierz odpowiednią regułę:
    • Reguły wyróżniania komórek – dla prostego wyróżniania wartości większych/mniejszych/równych
    • Reguły najlepsze/najgorsze – aby wyróżnić najwyższe/najniższe wartości
    • Paski danych, Skale kolorów, Zestawy ikon – dla wizualnej reprezentacji danych
Przykład zastosowania:

Aby wyróżnić wszystkie wartości powyżej 100 w tabeli sprzedaży:

  1. Zaznacz dane
  2. Formatowanie warunkowe → Reguły wyróżniania komórek → Większe niż…
  3. Wpisz 100 i wybierz format (np. czerwone wypełnienie)
Porada:

Formatowanie warunkowe możesz stosować warstwowo, tworząc kilka reguł dla tego samego zakresu komórek. Kolejność reguł ma znaczenie – regułę o najwyższym priorytecie umieszczaj na górze listy.

Wczytywanie plików CSV

Pliki CSV (Comma-Separated Values) to popularny format wymiany danych.

Jak wczytać plik CSV:
  1. Przejdź do zakładki Dane → Pobieranie danych → Z pliku → Z tekstu/CSV
  2. Wybierz plik CSV do zaimportowania
  3. Excel pokaże podgląd danych – upewnij się, że:
    • Wybrano właściwy separator (przecinek, średnik, tabulator)
    • Kodowanie znaków jest odpowiednie (zwłaszcza dla polskich znaków)
    • Typy danych zostały poprawnie rozpoznane
  4. Kliknij Załaduj (aby umieścić dane bezpośrednio w arkuszu) lub Załaduj do (aby określić dokładną lokalizację)

Częste problemy:

  • Niepoprawne separatory: W zależności od kraju, pliki CSV mogą używać różnych separatorów. W Polsce często jest to średnik (;) zamiast przecinka (,)
  • Problemy z kodowaniem: Jeśli polskie znaki są niepoprawne, spróbuj zmienić kodowanie na UTF-8 lub Windows-1250
Porada:

Dla bardziej zaawansowanej obróbki danych CSV, rozważ użycie narzędzia Power Query (Dane → Pobieranie danych → Z pliku → Z tekstu/CSV, a następnie wybierz „Przekształć dane” zamiast „Załaduj”).

Usuwanie duplikatów

Usuwanie powtarzających się wierszy to częsta operacja podczas pracy z danymi.

Jak usunąć duplikaty:
  1. Zaznacz zakres danych lub całą tabelę
  2. Przejdź do zakładki Dane → Narzędzia danych → Usuń duplikaty
  3. Zaznacz kolumny, które mają być uwzględnione przy identyfikacji duplikatów
  4. Kliknij OK
Przykład:

Masz listę klientów z powtarzającymi się adresami e-mail. Zaznaczasz całą tabelę, wybierasz „Usuń duplikaty” i zaznaczasz tylko kolumnę „E-mail”. Excel usunie wszystkie wiersze z powtarzającymi się adresami, zachowując tylko pierwsze wystąpienie.

Porada:

Przed usunięciem duplikatów zawsze twórz kopię danych. Operacja ta jest nieodwracalna. Jeśli chcesz tylko zlokalizować duplikaty bez ich usuwania, możesz użyć formatowania warunkowego z regułą formuły: =LICZ.JEŻELI($A$2:$A$100;$A2)>1

Zagnieżdżone formuły

Zagnieżdżanie formuł pozwala na wykonywanie złożonych operacji w jednej komórce.

WYSZUKAJ.PIONOWO (VLOOKUP)

Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO (lub VLOOKUP) pozwala na wyszukiwanie wartości w pierwszej kolumnie tabeli i zwracanie wartości z określonej kolumny tego samego wiersza.

Składnia:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość; tabela; numer_kolumny; [przybliżone_dopasowanie])

Przykład:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(A2;$F$2:$H$20;3;FAŁSZ)

To wyszuka wartość z komórki A2 w pierwszej kolumnie zakresu F2:H20 i zwróci wartość z trzeciej kolumny tego zakresu (kolumna H). FAŁSZ oznacza, że szukamy dokładnego dopasowania.

LICZ.JEŻELI

Funkcja LICZ.JEŻELI zlicza komórki spełniające określone kryterium.

Składnia:

=LICZ.JEŻELI(zakres; kryterium)

Przykład:

=LICZ.JEŻELI(B2:B100;"Warszawa")

Zwróci liczbę komórek w zakresie B2:B100, które zawierają tekst „Warszawa”.

LEWY/PRAWY

Funkcje LEWY i PRAWY pozwalają na wyodrębnienie określonej liczby znaków z początku lub końca tekstu.

Składnia:

=LEWY(tekst; liczba_znaków)
=PRAWY(tekst; liczba_znaków)

Przykłady:

=LEWY("Excel jest super";5)    ' zwróci "Excel"
=PRAWY("Excel jest super";5)   ' zwróci "super"
ZŁĄCZ.TEKST

Funkcja ZŁĄCZ.TEKST (lub CONCATENATE) łączy tekst z wielu komórek lub wartości tekstowych.

Składnia:

=ZŁĄCZ.TEKST(tekst1; [tekst2]; ...)

W nowszych wersjach Excela można też użyć operatora &:

=tekst1 & tekst2 & tekst3

Przykład:

=ZŁĄCZ.TEKST(A2;" ";B2)
=A2 & " " & B2

Oba przykłady łączą zawartość komórek A2 i B2, rozdzielając je spacją.

PODSTAW

Funkcja PODSTAW zamienia określony fragment tekstu na inny.

Składnia:

=PODSTAW(tekst; stary_tekst; nowy_tekst; [numer_wystąpienia])

Przykład:

=PODSTAW("Jan Kowalski";"Jan";"Adam")

Zwróci „Adam Kowalski”.

FRAGMENT.TEKSTU

Funkcja FRAGMENT.TEKSTU (lub MID) wyodrębnia określoną liczbę znaków z tekstu, zaczynając od wskazanej pozycji.

Składnia:

=FRAGMENT.TEKSTU(tekst; pozycja_początkowa; liczba_znaków)

Przykład:

=FRAGMENT.TEKSTU("Excel jest super";7;4)

Zwróci „jest”.

JEŻELI

Funkcja JEŻELI pozwala na wykonanie warunkowego testu i zwrócenie różnych wartości w zależności od wyniku.

Składnia:

=JEŻELI(warunek_logiczny; wartość_gdy_prawda; wartość_gdy_fałsz)

Przykład:

=JEŻELI(A1>100;"Wysoka wartość";"Niska wartość")
ORAZ/LUB

Funkcje ORAZ i LUB pozwalają na łączenie wielu warunków logicznych.

Składnia:

=ORAZ(warunek1; warunek2; ...)
=LUB(warunek1; warunek2; ...)

Przykłady:

=JEŻELI(ORAZ(A1>10;A1<20);"Wartość w zakresie";"Wartość poza zakresem")
=JEŻELI(LUB(A1<5;A1>15);"Wartość poza środkowym zakresem";"Wartość w środkowym zakresie")
Zagnieżdżanie formuł – przykład zaawansowany:
=JEŻELI(ORAZ(WYSZUKAJ.PIONOWO(A2;$F$2:$H$20;3;FAŁSZ)>100;LEWY(B2;2)="WA");
"Wysoka wartość w Warszawie";
"Inne")

Ta formuła:

  1. Wyszukuje wartość z A2 w tabeli F2:H20
  2. Sprawdza czy wartość z trzeciej kolumny jest większa niż 100
  3. Jednocześnie sprawdza czy pierwsze dwa znaki w komórce B2 to „WA”
  4. Jeśli oba warunki są spełnione, zwraca „Wysoka wartość w Warszawie”, w przeciwnym razie „Inne”

Sortowanie i filtrowanie

Sortowanie danych:
  1. Zaznacz zakres danych lub kliknij dowolną komórkę w tabeli
  2. Przejdź do zakładki Dane → Sortuj
  3. Wybierz kolumnę, według której chcesz sortować
  4. Określ kolejność (rosnąco lub malejąco)
  5. W przypadku sortowania według wielu kolumn, kliknij „Dodaj poziom”
Filtrowanie danych:
  1. Zaznacz zakres danych lub kliknij dowolną komórkę w tabeli
  2. Przejdź do zakładki Dane → Filtr
  3. W nagłówkach kolumn pojawią się strzałki rozwijane
  4. Kliknij strzałkę w kolumnie, według której chcesz filtrować
  5. Wybierz opcje filtrowania:
    • Zaznacz/odznacz wartości z listy
    • Użyj wbudowanych filtrów (np. „10 najlepszych”)
    • Stwórz filtr niestandardowy („Większy niż…”, „Zawiera…” itp.)
Porada:

Możesz używać filtrów w wielu kolumnach jednocześnie, tworząc złożone kryteria filtrowania. Aby zobaczyć, które kolumny są aktualnie filtrowane, zwróć uwagę na ikony filtra – zmienią kolor lub wygląd, gdy filtr jest aktywny.

Walidacja danych

Walidacja danych pozwala kontrolować, jakie wartości mogą być wprowadzane do komórek.

Jak ustawić walidację danych:
  1. Zaznacz komórki, które chcesz kontrolować
  2. Przejdź do zakładki Dane → Walidacja danych
  3. W zakładce „Ustawienia”:
    • Wybierz typ dozwolonych danych (np. liczba całkowita, lista, data)
    • Określ dozwolony zakres lub wartości
  4. W zakładce „Komunikat podczas wprowadzania”:
    • Dodaj tytuł i tekst komunikatu, który pojawi się po kliknięciu komórki
  5. W zakładce „Komunikat o błędzie”:
    • Określ, co ma się stać, gdy użytkownik wprowadzi niedozwoloną wartość
    • Wybierz styl komunikatu: Zatrzymanie, Ostrzeżenie lub Informacja
    • Dodaj tytuł i tekst komunikatu o błędzie
Przykłady zastosowań:
  1. Lista rozwijana:
    • Wybierz typ „Lista”
    • W polu „Źródło” wpisz wartości oddzielone przecinkami, np. „Warszawa,Kraków,Poznań”
    • Lub podaj zakres komórek zawierających wartości, np. =$A$1:$A$10
  2. Zakres liczbowy:
    • Wybierz typ „Liczba całkowita” lub „Dziesiętna”
    • Ustaw „między” i podaj wartości minimalne i maksymalne
  3. Format daty:
    • Wybierz typ „Data”
    • Ustaw dozwolony zakres dat
Porada:

Walidacja danych działa tylko wtedy, gdy użytkownik wprowadza dane bezpośrednio. Nie blokuje zmian wprowadzanych przez kopiowanie, wypełnianie lub formuły. Aby w pełni zabezpieczyć dane, rozważ dodatkowo ochronę arkusza.

Pamiętaj: Najlepszym sposobem nauki Excela jest praktyka. Eksperymentuj z powyższymi funkcjami na własnych danych lub stwórz przykładowe zestawy do ćwiczeń.